Pour la correspondance administrative, faut-il encore écrire une lettre ou doit-on envoyer un message sur le site concerné ?
A l’époque actuelle, la question est légitime. En effet, la lettre est désormais de moins en moins utilisée. De plus, à l’heure des sms et des e-mails, elle cède, souvent, la place à des messages sur les sites des différentes administrations. Elle peut aujourd’hui paraitre démodée.
Pourtant, en particulier pour de la correspondance dite administrative, écrire une véritable lettre présente de nombreux avantages :
Les avantages:
Le premier avantage concerne tous ceux qui ne sont pas encore très à l’aise sur internet. Trouver le site de l’administration concernée, savoir où naviguer pour trouver la messagerie et rédiger un message dans un espace dédié n’est pas toujours si évident. Si vous n’êtes pas à l’aise avec un ordinateur, écrivez votre lettre.
De plus, une lettre peut présenter bien d’autres atouts :
- La lettre donne un caractère plus officiel à la correspondance administrative. Elle donne plus de poids et de valeur au contenu.
- De plus, vous aurez une réelle trace du courrier. Si vous avez l’habitude de garder les papiers, elle pourra l’être sans problème dans un classeur.
- Ensuite, une lettre écrite attire l’attention car elle est moins répandue.
- Elle est souvent plus facile à lire pour le destinataire, plus aérée.
- La mise en forme d’une lettre est plus facile ce qui n’est pas toujours le cas d’un message sur un site. Souvent, les phrases dans un message s’écrivent à la suite faute de pouvoir créer aisément des paragraphes.
- Vous pourrez y joindre sans difficulté des copies de documents
- Enfin, une lettre permet de faire un envoi avec recommandé et accusé de réception
Toutefois, dans tous les cas, il vous faudra respecter quelques codes ou usages pour écrire votre lettre. En premier lieu, ils sont importants pour que votre correspondance administrative ait un réel impact et soit bien lue.
Les codes et usages de la correspondance administrative :
- Tout d’abord, le premier point évident mais qui n’est pas à négliger est de déterminer ce que vous voulez demander ou dire.
- Utilisez le « je » ou « nous » pour écrire, c’est la forme habituelle de tout courrier administratif.
- Mentionnez tous les destinataires, y compris ceux qui sont en copie.
- Datez votre courrier
- La lettre doit être courte, claire. En effet, il est important d’aller à l’essentiel et de ne pas vous perdre dans des explications à n’en plus finir.
- S’en tenir aux faits, ne pas mentionner de suppositions, ne parler de ce qui est vérifiable et concret,
- La lettre doit être polie, respectueuse. Il convient d’utiliser les formules de politesse habituelles et de rester neutre.
- Surveillez votre langage, ne vous laissez pas emporter. Un texte souligné et écrit en gras est à bannir. Il n’est pas judicieux d’écrire sous le coup de la colère.
- N’oubliez pas de vous relire, de soigner l’orthographe et l’écriture si vous faites une lettre manuscrite.
- En dernier lieu, signez votre courrier
Si cela vous semble encore compliqué, vous pouvez vous faire aider. Nous pouvons en discuter.
