Un litige avec une entreprise ? Un problème avec une commande ? Dans cet article, vous trouvez les conseils essentiels pour écrire une lettre de réclamation efficace.
Quand écrire une lettre de réclamation ?
Dans le cadre d’un différend avec une entreprise, écrire une lettre de réclamation devient la solution quand :
- Vous avez déjà essayé de joindre votre interlocuteur au téléphone sans succès,
- Vous avez fait un mail qui est resté sans réponse,
- Un premier contact a été établi avec l’entreprise mais sans rien obtenir,
- Vous ne savez pas comment joindre l’entreprise par téléphone ou mail.
Écrire une lettre de réclamation, c’est marquer les esprits, attirer l’attention. Comme vous l’avez sans doute vous-même noté, les courriers sont de moins en moins répandus. De plus, pour une lettre de réclamation, pour accentuer l’effet, il est recommandé de l’adresser en recommandé avec accusé de réception. En procédant ainsi, vous aurez une trace de l’envoi et de la réception.
Les conseils pour écrire une lettre efficace :
Pour que votre lettre soit efficace, il faut respecter quelques règles.
- Posez-vous et calmez-vous. Il est primordial de ne pas écrire sous le coup de la colère. Écrire en déversant votre colère ne ferait qu’empirer la situation.
- Définissez l’objectif de votre courrier. Que voulez-vous obtenir ? Exprimez votre demande de façon claire à la fin de votre lettre.
- Définissez à qui vous allez l’adresser. Si vous n’avez pas de nom d’interlocuteur, cherchez à l’obtenir. Vous pouvez faire des recherches sur Internet ou appeler l’entreprise pour obtenir l’information.
En effet, pour plus d’efficacité, vous devez personnaliser, au mieux, le courrier et donc l’adresser à une personne, en particulier. Ce peut être la direction de l’entreprise ou la direction commerciale, voir celle du service après-vente. Ce peut être le commercial qui vous a effectué le devis. Il vous faut un nom et le bon, celui d’un .e responsable qui va pouvoir trancher et faire avancer votre dossier.
- Rédigez le contenu en ne relatant que les faits, sobrement. Les faits, rien que les faits, pas de supposition. Veillez à être parfaitement exact, concis et clair.
- Restez courtois. Sur une lettre, cela signifie : ne pas écrire des phrases en majuscules, ne pas les écrire en gras, ne pas les souligner. En utilisant cette forme, vous donnez l’impression de crier, c’est l’équivalent à l’oral. Cette façon de faire n’est pas appropriée sur votre lettre de réclamation. Vous n’obtiendrez rien de bon en la présentant ainsi.
- En dernier lieu, relisez-vous. Traquez les fautes d’orthographe. Vérifiez que ce que vous avez écrit est compréhensible.
En conclusion :
Pour l’avoir déjà fait pour mes clients, écrire une lettre de réclamation, de surcroit en respectant ces quelques conseils est très efficace. Le but est d’ouvrir la porte à la communication, pas les hostilités. Restez ouvert à la discussion.
Si cela reste un exercice compliqué, faites-vous aider par une personne extérieure au problème. Elle aura la distance et le recul nécessaire pour écrire une lettre de réclamation dans les règles de l’art.
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